tot内で利用するツール
TL;DR
- 公式連絡・議論・アーカイブ＝Discord（メイン）
- 速報／小規模連絡＝LINEグループ（サブ）
- 学外向け／正式な依頼＝メール（info@tot-ch.com）
- 会議＝Zoom、共有＝Google Drive（※Nextcloudは歴史的資産として併用中）
- Wiki＝Docusaurus（公開知見）
- 誌面制作は Adobe Illustrator（レイアウト）＋ Photoshop（画像加工）
- 会計＝ちまたの会計（2025導入／単式簿記・現金出納／収支報告）
1. 使い分けポリシー
| 種別 | 使う場所 | 用途 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 日常の連絡・議論 | Discord | 企画相談／進捗共有／定例会の案内とログ | 公式アーカイブ。スレッド活用・検索可能 |
| 速報・少人数連絡 | LINEグループ | 当日集合／遅刻・欠席連絡／緊急連絡 | 補助的運用。決定事項はDiscordへ要約転載 |
| 学外とのやり取り | メール | 取材依頼・大学窓口・企業対応 | 署名・文面テンプレを使用 |
| オンライン会議 | Zoom | 週次のオンライン定例会 等 | 招待URLはDiscordに掲示 |
| ドキュメント共有 | Google Drive / Nextcloud（併用） | 企画書・画像・会計PDF | Driveに主統合。Nextcloudは旧資産の保管 |
| 原稿／Wiki | GitHub / Docusaurus | 記事原稿・手順書・ハンドブック | 公開可能な知見はここへ |
| 内部メモ | Growi（試験運用） | 非公開の下書き | 最終判断は年度末に実施 |
| パスワード | Bitwarden | アカウント・秘密情報の管理 | 2FA必須・共有ボルトで管理 |
| 会計 | ちまたの会計 | 単式簿記、現金出納帳、収支報告 | 無料／2025導入。2021–2025を移行済み |
個人情報・パスワード・口座番号などは公開Wikiに書かない（プライバシーと公開ポリシー を参照）。
2. Discord の使い方（最短）
- 招待リンクから参加 → ニックネームを「学年-氏名」に変更（例：B1-山田）。
- ルールにリアクション → ロール付与。
- 通知は 「@mentionsのみ」 に設定（おすすめ）。
- 投稿はスレッドを使い、タイトルに用件（例：
[白熱教室] 取材候補の相談）。 - 決定事項は最初のメッセージを編集して要約（ピン留め）。
チャンネル例
#定例会（Zoom URL／議事メモ）#進捗共有（今日やる／やった）#取材#編集#校閲など制作別#obog-contact（OB・OG交流。通知は控えめ）
卒業時はキックせず「OB・OGロール」へ。詳しくはOB・OG。
3. LINE グループ（サブ運用）
- 当日連絡・緊急時の通話に便利。
- ただし意思決定や議事は残らない → Discordへ要約転載がルール。
- 交代時は管理者を更新し、古い招待リンクは失効。
4. 外部とのやり取り（メール）
- アドレス：info@tot-ch.com（代表または広報が送信）
- 依頼や回答はテンプレから：
- 取材依頼 → アポ取りメールのテンプレ
- 大学・銀行向け → 団体規約
5. アクセス申請フロー
- 新入部員：Discord参加 → オンボーディングフォーム → Drive/GitHub権限付与
- 役職就任（会計・Webなど）：Bitwarden共有ボルト昇格＋2FA確認／会計は「ちまたの会計」閲覧権限付与
- 退会/役職交代：権限剥奪 → パスワード即日ローテ（Bitwardenの一括更新運用）
6. ファイル保存の使い分け（Drive／Nextcloud）
- 原則はGoogle Driveへ統合（検索性・共同編集・アクセス管理の一貫性を重視）。
- Nextcloudは「旧来の保管庫」として当面残す（過去号データ・一部プラグイン依存ファイルなど）。
- 新規作成ファイルはDriveに保存。Nextcloudの新規作成は禁止。
- 年度末に完全統合を再評価（残っている理由が無ければ移行・廃止）。
- 個人情報・会計原本は限定権限で管理（非公開エリア／アクセスログを残す）。
7. 会計ツール（ちまたの会計：2025導入）
- 無料で使える単式簿記ツール。現金出納帳／収支報告書の作成に対応。
- 2021–2025年のデータを再入力して移行済み（Excel台帳の年ごとの体裁差異を解消）。
- 科目分類はツールのデフォルト名を変更しない（順番変更・追加カスタマイズは可）。
- 公開はサマリー画像のみ。台帳CSV・領収書原本は非公開保管（プライバシー方針に従う）。
- 将来はデザイン統一や複式簿記への移行も検討可（後任会計へ提案事項として引き継ぎ）。
8. 導入ツール一覧（2025）
| 区分 | ツール | 主な用途 | 管理 |
|---|---|---|---|
| コミュニケーション | Discord / LINE | 連絡・議論／緊急連絡 | 代表・運用 |
| 会議 | Zoom | 定例会・取材オンライン | 代表 |
| 共同編集 | Google Drive | 企画書・画像・会計PDF | 各担当 |
| 共同保存（旧） | Nextcloud | 過去資産の保管（新規作成は不可） | 運用 |
| 原稿/サイト | GitHub / Docusaurus / WordPress | ハンドブック／Web編集版 | Web担当 |
| デザイン | Adobe Illustrator / Photoshop | 誌面レイアウト・画像加工 | 編集担当 |
| パスワード | Bitwarden | 秘密情報の保管・共有（2FA） | 代表＋会計 |
| 会計 | ちまたの会計 | 単式簿記・出納・収支報告 | 会計 |
追加・廃止は「運営会議」で決定し、ここを更新すること。統合・廃止は年度末レビューで判断。
9. よくある質問
Q. いられとフォトショ、どちらから触ればいい？
A. まずはPhotoshopで写真を整える → Illustratorでレイアウトの順が基本。テンプレを配布します。
Q. DriveとNextcloud、どっちに置けばいい？
A. 新規はDrive一択。Nextcloudは旧資産の閲覧のみ。年度末に完全統合を再評価します。