OB・OGとの連携方針
要点
- 公式な連絡・アーカイブは Discord に一本化
- 卒業後は「OB・OGロール付与」でコミュニティを継続
- 現役・OB・OGが安心して関われるよう、権限・チャンネル・個人情報の方針を明文化
なぜOB・OG連携が大事か
totの強みは「知見の蓄積と継承」。誌面制作のノウハウや就活のTipsは、卒業生の経験が加わるほど厚みが増します。
新入生の皆さんへ：ここにある仕組みで、入部した年から先輩の知見にアクセスできます。
課題（Before）
- 連絡はLINEグループ依存 → 代替わり時に管理者の引継ぎが難しい
- 連絡先が個人に紐づく → 情報が途切れる
- 現役と卒業生の通知量の最適化ができていない
方針（After）：Discordに一本化
- 公式コミュニケーション：Discord
- アカウント管理：サーバー権限とロールで一元管理
- 個人情報：公開ハンドブックには書かない（個人情報と公開範囲 を遵守）
ロール設計（権限の原則）
- 現役メンバー：制作・運営の全チャンネルに参加（投稿可）
- OB・OG：既定の制作チャンネルは閲覧優先、交流チャンネルでは投稿可
- 運営（代表・会計）：ロール発行・権限付与/剥奪、招待リンク管理
OB・OGロールの具体
- 閲覧：
#定例会ログ、#進捗共有（書き込みは原則オフ） - 交流：
#obog-contact（自由に投稿OK）、#obog-お知らせ（運営から告知） - ミュート推奨：初期設定で通知は**@mentions のみ**に
退会・卒業時は「キック」ではなく ロール切替。コミュニティを切らないのが原則。
チャンネル設計（例）
#obog-contact：現役⇄OB・OGの相談窓口（キャリア・制作アドバイスなど）#obog-お知らせ：総会や発行案内、展示情報を告知#求人・インターン情報：寄稿・紹介の掲示（学内規程を遵守）
重要連絡は 固定メッセージ（ピン留め） と スレッド を使って流れにくく。
年間運用（リズムを決める）
- 4–5月：新年度挨拶・発行スケジュール共有
- 夏/秋：展示・学園祭のご案内、寄稿/配布ヘルプ募集
- 12–2月：次年度の役員候補紹介・メンター募集
- 3月：総会の結果共有・年間実績の公開（サマリー）
メトリクス：OB・OGの月間アクティブ数、交流スレッドの返信率、寄稿/協力件数。改善は数値で。
参加のかたち（OB・OG向け）
- メンタリング：企画レビュー、取材の打ち合わせに同席
- 寄稿/寄録：企画コラム、就活/研究の体験記
- イベント支援：展示の在廊、配布、写真撮影
- 紹介：取材先の橋渡し、企業・研究室の見学機会 など
現役側は 所要時間の目安 と 期待成果 を明記して依頼しましょう（30分/1h 単位など）。
個人情報とセキュリティ
- 連絡はDiscordのDMまたは公式メールを使用。
- 連絡先の名簿を公開リポに置かない。必要に応じてプライベート管理。
- アカウント管理・パスワードは パスワード管理ポリシー に従う。
連絡テンプレ（コピペOK）
① 初回のご案内（卒業時） 件名：tot編集部「OB・OGロール」付与のご案内 本文： この春卒業される皆さまへ。今後もDiscord上で交流を続けられるよう、 OB・OGロールを付与します。通知控えめ・閲覧中心の設定です。 参加希望の方はこのメッセージにリアクションか、運営までDMをお願いします。
② 企画レビューの依頼 件名：記事企画レビューのお願い（所要30分） 本文： ○○号の企画「＿＿」のレビューをお願いしたく、30分だけお時間を頂けませんか。 想定時期：○/○〜○/○、オンライン可。資料は事前共有します。ご検討をお願いします！
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よくある質問（FAQ）
Q. 通知が多いのが不安…
A. OB・OGロールは既定で通知を控えめに。必要チャンネルのみフォローしてOK。
Q. 途中で抜けたくなったら？
A. いつでも運営に連絡してください。ロール削除またはサーバ退出で対応します。
Q. 仕事の紹介をしたい
A. 学内規程・学外ポリシーに準拠のうえ、#求人・インターン情報 でお願いします。個人情報は載せないでください。
まとめ
- 代替わりしても繋がりが切れない設計（ロール切替）
- 交流の場はDiscordへ一本化、通知は静かに最適化
- OB・OGの知見が、新入生の最短学習ルートになります
入部希望の方へ：totは「手に取る一冊、広がる興味。」を一緒につくる仲間を歓迎します。 まずは定例会をのぞいてみてください！