メインコンテンツまでスキップ

wiki問題（ナレッジ管理ポリシー）

TL;DR

  • フロー＝Discord / ストック＝Wiki を徹底。
  • 公開できる知見は Docusaurus、内部限定は Growi/Private。
  • 来年3月（更新期）まで並行運用し、指標で最終判断。
  • この記事の末尾に決定ログテンプレあり（いつ・誰が・何を決めたか）。
未解決ポイント（2025-09-01時点）

最終方針：Growi継続／Docusaurus一本化／併用 → 未決
判断期限：2026-03-31（更新前に確定）
責任者：Wiki係（@xxx）＋運営会議
次回レビュー：2025-10-15（運営会議）

検証KPI（暫定）

  • 月間更新件数（公開=Docusaurus／内部=Growi）
  • 月間ユニーク貢献者数
  • 検索流入（Search Console）／新入生の迷子率アンケート
  • ランニングコスト（Growi 年4,400円）の妥当性
今日から徹底する暫定ルール
  • フロー＝Discord／ストック＝Wiki
  • 公開可は Docusaurus、機密（名簿・領収書・口座など）は Growi / Private Repo / Drive
  • 定例会後に「決定事項と手順」をWikiへ要約（体裁はWiki係が整える）
リンク運用と構成の注意
  • リンクはルートパス（/docs/...）で統一、旧URLはリダイレクト設定
  • タグとカテゴリは重複を避け、命名をガイドに沿って統一
  • 画像・添付は英数ファイル名＋短い説明（例：interview-checklist-v2.png）
やってはいけないこと
  • 領収書画像・台帳CSV・口座番号などの機密を公開Wikiに置く
  • DiscordのスクショをそのままWikiに貼る（検索不能・誤解を招く）
  • 個人PCやDMだけにしかない一次情報を放置する
対象と公開方針
  • 対象：totメンバー（※他大学の学生団体も参考OK）
  • 公開：サマリーとルールのみ
    （明細・個人情報・原本は非公開リポジトリ／権限付きストレージで管理）

背景と現状​

2025年3月、暗黙知を減らす目的で Growi を導入。一方、日常コミュニケーションは Discord が定着。
しかし Growi は更新のハードルと閲覧習慣の弱さから伸び悩み。年4,400円の運用コストもあり、長期の知見蓄積先の一本化を検討する。

そもそも、なぜ Wiki？（目的と効果）​

一言で：「知識の“フロー”を“資産”に変えるため」
Discordで流れた会話や個人のメモを、再利用できる形で残し、代替わりしても失われないようにする。

1) 組織的メリット​

  • 定着・引き継ぎ：人ではなくドキュメントが一次情報になる → 代替わりしても運営が止まらない（バス係数↑）。
  • 質問の重複削減：一度まとめればリンクで回答できる → ミーティングやチャットの負担を削減。
  • 意思決定の可視化：なぜそう決めたかの経緯（背景・比較・KPI）を残せる → 後戻りや再議論を防止。
  • 検索性：タグ・カテゴリで横断検索できる → 断片的なDrive/チャットより到達が速い。

2) 制作チームならではのメリット​

  • レビューフローと履歴：PR／差分レビューで品質を上げられる（Docusaurus運用）。
  • テンプレ再利用：取材依頼、議事進行、経費申請などの完成テンプレを即配布できる。
  • 公開による採用・広報：外向けに出せるノウハウはSEOで見つかり、新入生や協力者が自然流入。

3) 「Notion/Google Docs/Discordじゃダメ？」への答え​

  • Discord：議論の一次情報には最適。でも流れて埋もれる。→ 結論と手順はWikiへ要約転載。
  • Google Docs：共同編集は強いが、文書が点在してリンク切れ・バージョン迷子が起きやすい。→ Wikiで“場所”とURLを固定。
  • Notion/スプレッドシート：内部管理は良いが、公開・SEO・PR観点が弱い（外向けはDocusaurusが得意）。

4) 成果を測るKPI（効果検証のため）​

  • Onboarding時間：新入生が「必要情報に到達するまで」の平均時間（目標：短縮）。
  • 重複質問率：定例会・Discordで同じ質問が出る回数（目標：減少）。
  • ユニーク貢献者数：月あたりのWiki編集者数（目標：増加）。
  • 検索流入：公開記事への検索経由の閲覧（目標：増加、外向け広報に寄与）。

5) チェックリスト：Wikiに載せる価値があるか？​

  • 1か月後の自分（または後輩）が再び参照する可能性が高い
  • 手順／基準／決定理由のどれかを含む
  • 他の人にURLひとつで渡したい（“この通りにやって”で通じる）
    → ひとつでも当てはまるならWiki行き。当てはまらないならDiscordでOK。

6) アンチパターン（避けたいこと）​

  • 個人PCやDMにだけある一次情報（= 消える）
  • 議事録のスクショ連投（検索不能・転用不可）
  • 明確な保存場所のないDrive共有（URLが孤立して迷子）

まとめ：Wikiは「議論の結果と手順」をみんなの資産に変える装置。
日々のフロー（Discord）→ 要約・決定・手順をWikiという流れを儀式化して、定着させる。

ふりかえり：なぜ Growi は伸びなかった？​

  • 編集のハードル：階層・体裁の設計が必要で「ちょい足し」がしにくい
  • 役割不明：Discord で完結しがち → Wiki に転記されない
  • 習慣化不足：更新が減る → 見に来ない → さらに更新が減る

学び：役割分離（フロー/ストック） と 儀式化（定例の反映） が鍵。

比較（簡潔版）​

評価軸① Growi 継続② Docusaurus（このハンドブック）③ Discordに集約
コスト年4,400円無料（Vercel等）無料
編集の容易さ△（階層設計が必要）△（Git/PRに慣れが必要）◎（全員が慣れている）
履歴/レビュー○◎（PR/レビュー/差分が強い）✕
検索/SEO○（内部）◎（外部検索に強い）△
公開/ブランディング△（基本内部）◎（公開前提・対外説明に強い）✕
機密管理◎（非公開前提）△（非公開は別リポ/Driveで）✕

当面の方針（ドラフト）

  • 公開可能なノウハウ・手順・用語集：Docusaurus
  • 内部限定（個人情報・台帳・ドラフト）：Growi or Private Repo/Drive
  • 日々の議論・一次情報：Discord（→ 決定は Wiki へ要約転載）

何をどこに書く？（クイック判定）​

  1. 1か月後も読む？ → はい：Wiki ／ いいえ：Discord
  2. 外部公開できる？ → はい：Docusaurus ／ いいえ：Growi/Private
  3. 個人情報/口座/パスワードを含む？ → 書かない（→ プライバシーと公開ポリシー）

運用ルール（儀式化）​

  • 定例会のあと：決定事項と再利用できる知見をWikiへ要約
  • Wiki係（1–2名）：タグ・構成整理、重複排除、リンク修正
  • 月次レビュー：更新件数／ユニーク貢献者数／検索流入（Docusaurus）／迷子率アンケート
  • リンクは必ず相対 or ルートパス（例：/docs/...）。外部URLは 404 チェック。

はじめての貢献（3分）​

Docusaurus（公開）​

  1. ページ右上の “Edit this page” → GitHub
  2. ブラウザで Markdown 修正 → コミット
  3. 自動で PR → レビュー後に公開

参考：

Growi（内部）​

  1. 既存ページ検索 → なければ作成
  2. 箇条書きでOK（あとで Wiki係が整える）
  3. 機密は書かない（リンクのみ／権限管理した保存先へ）

期限と判断基準（KPI）​

判断期限：来年3月（更新時）

  • 更新量：月の公開記事更新数（Docusaurus） / 内部メモ更新数（Growi）
  • 参加度：ユニーク貢献者数（月）
  • 利用度：検索流入（Search Console） / 内部アクセス数
  • 新入生の迷子率：入部2週間で「必要情報に到達できたか」アンケート

最終判断：KPIが上回る方＋コストで決める。必要ならハイブリッド最適を採用。

リスクと回避​

  • Broken links：PRで npm run build をCI必須に（壊れたら落とす）
  • 機密露出：会計原本・名簿・口座は非公開保管、公開はサマリー画像のみ
  • 属人化：Wiki係の交代手順（権限・テンプレ・月次タスク）を文書化

決定ログ（Decision Log）テンプレ​

決定日：YYYY-MM-DD
決定者：運営会議（議長：◯◯）
対象：Wikiツール運用
決定：例）公開知見は Docusaurus に一本化。Growi はアーカイブ可視＋内部限定に縮小。
根拠：KPI（更新量 + 参加度 + 迷子率の改善）
移行計画：リンク置換・リダイレクト・旧ページのアーカイブ化（担当と期限）
見直し：半年後に効果検証

Open Questions（いま議論中）​

  • Docusaurus の検索強化（タグ運用/カテゴリ設計の最適解）
  • 画像・添付の命名規則（英数字+短い説明）
  • リダイレクト運用（過去URLからの迷子を防ぐ）
  • 新入生向け**「最初に読むページ」**の最短動線設計

まとめ（今日からやること）​

  • フロー＝Discord / ストック＝Wiki を徹底
  • 各自、担当分野のページを1つ改善
  • 月次レビューでメトリクス確認 → 3月に最終決定

tot の合言葉：「手に取る一冊、広がる興味。」
Wiki はそのための“記憶装置”。あなたの一行が、来年の誰かを助けます。