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プライバシーと公開ポリシー

このページは tot編集部の情報取り扱いの基準 をまとめたものです。
公開する情報・非公開にする情報・保存場所・アクセス権限・トラブル対応を明確にし、安全で透明性のある運営を実現します。

対象範囲
  • 個人情報（氏名、学籍番号、連絡先、顔写真など）
  • 会計情報（領収書、台帳、口座情報 など）
  • 編集資料（取材メモ、録音、ドラフト など）
  • Web/Wiki 掲載物（記事、議事録、写真 など）

1. 情報区分と公開基準​

区分具体例公開可否保存場所アクセス
公開（Public）雑誌本文、Web編集版、告知、会計サマリー画像✅ 公開公開リポ / サイト全体
限定公開（Members）議事録（個人情報を伏せたもの）、進行資料、役割分担表🔶 メンバーのみ内部Drive/プライベートRepo部内
機微情報（Confidential）領収書原本・台帳CSV、口座情報、名簿、身分証写し、録音データ❌ 非公開プライベートRepo / 権限付きストレージ代表・会計・必要最小限

会計の公開はサマリー画像のみ。明細・個人名・口座情報は出さない（経費申請ガイドライン 参照）。

2. 取り扱い原則（5つ）​

  1. 最小化：収集・保存する情報は目的に必要な最小限に。
  2. 目的限定：集めた目的以外に使わない。
  3. アクセス最小化：閲覧・編集権限は必要者のみ。
  4. 公開前審査：公開直前に個人情報の有無をチェック。
  5. ログ・記録：誰がいつ何を公開/共有したか残す。

3. よくあるシーン別ルール​

3.1 議事録​

  • 氏名・連絡先・学籍番号・口座情報は記載しない
  • 必要に応じて 役職名（代表・会計など）で代替
  • 公開版と内部詳細版を分離
  • 外部公開する場合は個人名を省略 or 本人同意を取る

3.2 写真・動画（顔が写るもの）​

  • 被写体の同意を得る（口頭でも可、イベントは掲示で案内）
  • 未成年が写る場合は特に配慮（顔が明瞭なものは原則避ける）
  • SNS公開前に再確認（背景の個人情報や端末画面が写っていないか）

簡易同意文（例）

tot編集部（学生団体）は活動紹介のため、撮影した写真・動画をWebやSNSで公開する場合があります。写り込みが不可の場合は撮影者にお知らせください。

3.3 取材データ​

  • 録音は 事前に断りを入れる
  • 実名・所属の表記は確認を取る
  • オフレコ情報は記事に使わない／共有しない

3.4 会計資料​

  • 領収書原本・台帳CSV・ネットバンク明細は プライベート保管
  • 公開は 集計サマリー画像のみ（個人名は含めない）
  • アクセス権限：代表・会計（必要時に監査担当）

4. 保存場所とアクセス権限​

  • 公開リポ（GitHub）：記事・ガイド・サマリー画像
  • プライベートRepo/Drive：会計原本、名簿、録音、内部議事録
  • パスワード：Bitwarden 共有ボルトで管理（2FA推奨）
    • 所有者：代表／会計
    • 退任時は一括ローテーション

URLやパスワードをDiscordに貼らない。共有は Bitwarden Send や限定権限のDriveリンクで。

5. 公開前チェックリスト​

  • 氏名・学籍番号・連絡先・住所・顔写真は不要に含まれていない
  • 口座番号・取引明細・領収書画像は掲載していない
  • 画像にPC画面・書類・QR等の写り込みがない
  • 写真の同意は取れている／掲示で案内済み
  • 外部リンク・引用元の権利関係を確認

6. 事故対応（インシデントレスポンス）​

  1. 発見から24時間以内に報告：代表・会計（info@tot-ch.com 等）
  2. 公開停止：該当ページ・画像を直ちに非公開化
  3. 影響範囲の特定：閲覧範囲・期間・内容
  4. 当事者連絡（必要時）と再発防止策の策定
  5. 記録：発生日時・原因・対応をWikiの非公開ページへ

7. 権利行使への対応（削除依頼等）​

  • 当事者からの 掲載削除・修正依頼 に誠実に対応
  • 受付窓口：info@tot-ch.com
  • 原則48時間以内に一次回答、対応計画を提示

8. 保管期間の目安​

種別期間備考
会計原本（領収書・台帳）5年監査・引き継ぎのため
議事録（内部版）3年役員交代2回分を目安
取材録音・ラフ原稿掲載後1年 以内に整理・削除
同意記録掲載中＋1年画像差替え時に更新

9. 公開／非公開のクイック判定​

  1. 個人を特定できる？ → できる → 非公開（同意があれば限定公開可）
  2. 資産・会計情報？ → 非公開（サマリーのみ公開可）
  3. 作品・記事？ → 公開（権利・同意の確認を前提）

10. 関連ドキュメント​

改訂履歴​

  • 2025-08-xx 初版（公開方針／保存場所／事故対応を定義）