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経費申請・活動報告ガイドライン

部費の適切な利用とスムーズな精算、そして活動記録の充実のための公式ルールです。
不明点は遠慮なく会計担当へ。

対象と公開方針
  • 対象：totメンバー（※他大学の学生団体の参考可）
  • 公開：サマリーとルールのみ／明細・個人情報・原本は非公開リポジトリで管理

最初に覚えるべき3原則​

  1. 事前相談が鉄則：迷ったら支払い前に会計へ。
  2. 証憑は必須：領収書／利用履歴が無いものは原則不可。
  3. 目的は部全体：個人の利益ではなく、活動目的に合致しているか。

1. 部費利用の基本​

原則：部費は「部の公式活動」に限定します。

○ 使える例​

  • 備品：制作に必要な画材・用紙・参考書・ソフトウェアライセンス 等
  • イベント参加費：部として承認された勉強会・展示・出展費
  • 交通費：公認の取材・会議・展示への移動（下記詳細）
  • 会場費／印刷費：発行・展示・広報に直結する費用

× 使えない例​

  • 飲食代：懇親会・打ち上げ（※別途規定があればそちらを優先）
  • 私物購入：個人のみの趣味・スキルアップ目的の書籍等
  • 私的移動：寄り道・個人都合の経路差額 など
事前承認

高額（例：¥[上限を設定] 以上）や継続支出は、簡単な企画書＋代表／会計の承認を推奨。

2. 交通費のルール​

最も合理的かつ経済的な経路を利用してください。

  • ICカード利用推奨（Suica/PASMO など）
    • 履歴印字（券売機）または アプリの明細スクショを提出
  • タクシーは例外（機材運搬・終電後など）。領収書必須
  • 経由地が多い取材は、事前にルート相談を

Q. 領収書は必要？
公共交通機関は利用履歴が領収書代替。タクシー等は紙の領収書必須。

3. 備品購入のルール​

Q. 施設入場料やチケットは経費になる？
企画と目的の整合が鍵。公式に承認された取材・制作目的なら可。娯楽・親睦目的のみは不可。

領収書の要件（必須）

  1. 宛名：芝浦工業大学 tot編集部（または正式団体名）
  2. 但し書き：用途が分かる記載（例：画材一式として）
  3. 明細：レシートに品目があればOK／個人購入と混在なら対象に丸印
  4. オンライン購入：注文履歴PDF（請求書／領収書）を保存

4. 申請・報告の手順と提出物​

提出物（3点）

  • 経費精算書（テンプレ）
  • 領収書をまとめたPDF（複数枚は1PDFに結合）
  • 活動写真：3枚以上（できれば横、オリジナル解像度）

Step 1. 準備​

  1. 経費精算書に 使用者／支払日／目的／金額 を記入
    • テンプレ：/assets/templates/expense-form.xlsx（※ファイル配置後に有効化）
  2. 領収書を台紙に貼って撮影 or スキャン → 1PDF
  3. 活動写真を選定（横位置・異なるカット・高解像度）

Step 2. 提出​

  • 上記 ①精算書 ②領収書PDF ③写真 を会計（[会計担当名]）へ
  • 提出方法：[Discord/メール/Driveアップロード など運用を明記]
  • ファイル名規則例：YYYYMMDD_用途_氏名.pdf / YYYYMMDD_photos_用途.zip

重要​

  • 期限：支払日から1か月以内
  • 形式：領収書はPDF／写真はJPG・PNG（圧縮しない）
  • 原本保管：精算完了まで各自保管。紛失は原則不可

5. よくある質問（FAQ）​

Q. 領収書を紛失しました
A. 原則不可。やむを得ない場合のみ、事情説明書（紛失届）＋代表／会計承認で個別判断。再発防止策を添える。
テンプレ：/assets/templates/receipt-loss.docx（配置後リンク）

Q. 何人かで立替えました
A. 代表者がまとめて申請し、内訳と人数を明記。個別立替は重複精算に注意。

Q. 食事代は？
A. 原則不可。長時間の公式行事での軽食など例外規定がある場合は、上限と条件をルールとして明文化してから運用。

6. プライバシーと公開ポリシー​

  • 公開：サマリー画像・集計のみ（個人名や明細は出さない）
  • 非公開：領収書原本・台帳CSV・個人情報を含む書類
  • 保存：非公開リポジトリ／権限つきストレージで年次保管

7. 付録：経費精算書の最小項目（例）​

日付用途/目的金額(円)支払方法証憑の有無備考
2025-05-12取材交通費（豊洲⇄新木場）420IC履歴あり取材○○
2025-05-20画材購入（ポスター用）1,980現金領収書あり但し書き記載

この表をベースにスプレッドシート化し、月次→年度で集計すると監査が楽です。

改訂履歴​

  • 2025-08-xx 初版作成（公開版ルール／非公開運用を分離）