会計担当者ガイド（ちまたの会計 運用）
要点（1分で把握）
- 2025年度から会計ソフトは 「ちまたの会計」 を採用（無料が決め手）。
- 単式簿記で運用。現金出納帳と収支報告書を即時に出力可能。
- 科目分類はデフォルト名称を変更しない（順番は並べ替えOK）。個別科目は必要に応じてカスタマイズ。
- 2021–2025 のデータは再入力済み（Excel→ちまたの会計）。
- 今後：帳票デザイン統一や複式簿記への移行は次期会計に判断を委ねる。
1. なぜ Excel から移行したか
課題（Before）
- 年度ごとにレイアウトが微妙に変わる → 数字の比較/継続運用が難しい
- 入力規則・集計式の壊れが発生しやすい
- 帳票書式（収支報告書等）が担当者の裁量でばらつく
解決（After）
- 「ちまたの会計」で項目・画面が安定し、年度を跨いでも比較が容易
- 単式簿記に最適化されており、現金出納帳／収支報告書がワンクリックで出力
- 無料で導入コストゼロ、引継ぎが簡単
導入担当：現会計（私）。2021–2025 データを遡ってすべて投入済みです。
2. 会計方針（科目・簿記・公開）
2.1 簿記方式
- 当面は 単式簿記。複式への移行は将来検討（次期会計に委ねる）。
2.2 科目のルール
- 科目分類（例：収入／支出の大枠）：デフォルト名称は変更しない
- 理由：年比較・他団体比較の互換性を保つため
- 並べ替え（表示順）の変更はOK
- 個別科目：活動実態に合わせて追加・編集OK（例：印刷費、備品、交通費、助成金 など）
- 追加したら名前の意味と使用例をメモ（年を跨いで迷子にしない）
2.3 公開範囲
- 公開サイトでは**サマリー（収支の概要）**のみ。領収書画像・口座情報・明細CSVは非公開。
- 詳細は会計トップ（/docs/account）を参照。
3. 日々の運用フロー
3.1 入力
- 支払いが発生したら 即日または週内に「ちまたの会計」に登録
- 日付／金額／相手先／科目を入力
- 証憑（領収書・ICカード履歴）は Drive の年度フォルダへ保存（ファイル名：
YYYYMMDD_科目_金額_氏名）
3.2 月次の確認
- 月末に現金残高・口座残高とソフトの残高を突合
- 差異があれば当月内に修正（メモを残す）
3.3 帳票出力
- 現金出納帳：月次 PDF（会計レビュー用）
- 収支報告書：四半期／学期末／年度末に PDF で出力
- PDF は
Drive > 会計 > 20XX年度 > 報告書/に保管
Tips：同じ書式を使い続けるため、テンプレの PDF 書式を基準に確認する運用にします（後述の「デザイン統一」）。
4. Excel からの移行メモ（完了済み）
- 対象期間：2021–2025
- 方法：年度ごとにExcel 明細を見ながら再入力（CSV 変換時の列ズレや科目対応の齟齬を避けるため手動投入）
- 併走期間：移行月のみ Excel と二重管理、以降はソフトに一本化
- 移行完了後：Excel のマスタは参照用として凍結（更新禁止）
5. バックアップと権限
- バックアップ：四半期末に データエクスポート（CSV/PDF） を Drive に保存
- 権限：編集＝会計／代表、閲覧＝運営。権限変更は引継ぎ時に即日実施
- パスワード：Bitwarden 管理。退任時は即ローテーション
6. よくある入力ミスと予防策
| ありがちミス | 予防策 |
|---|---|
| 科目のブレ（印刷費と備品の揺れ） | 科目の使用例メモを科目名の横に追記 |
| 日付ズレ（領収書の日付と決済日） | 原則決済日で登録。例外が必要なら備考に理由 |
| 端数の合わないIC履歴 | 区間・利用日がわかる履歴PDFを必ず添付 |
| 同一名イベントの混在 | タグ/メモに号名・イベント名を付す（例：秋号2025） |
7. 帳票デザインの統一（次期への引き継ぎ提案）
- 書式テンプレ：表題（団体名・年度・作成日・作成者）、ページフッター（ページ/全ページ、版数）をPDF テンプレで統一
- 配色・フォント：学校提出/渉外向けの落ち着いた体裁で固定
- 版管理：
v1.0（初版）→ v1.1（軽微修正）のように版を明記
ここは次期会計の裁量に任せます。テンプレが固まればページを更新。
8. 将来の拡張（複式簿記への移行）
- 対応時期：未定（要検討）
- 目的：部内の資産把握・費用対効果の精緻化、監査性向上
- 段階的に：①単式での完全運用を定着 → ②仕訳の補助記録 → ③必要なら複式ツールへ
9. まとめ
- 無料の「ちまたの会計」で、単式簿記＋帳票自動化を実現
- 科目の名称はデフォルト維持で年比較を担保。必要な科目カスタマイズで現場適合
- Excel 時代の不安定さを解消し、引継ぎしやすい運用へ
- 将来は書式の統一や複式簿記も視野に。次の会計担当にバトンを渡します
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