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会員名簿テンプレートと作成ガイド（銀行口座開設対応）

このページは、銀行口座開設や団体継続申請で求められることが多い「会員名簿」を、
個人情報保護法に配慮しつつ作るための実務ガイドです。

参考

1. まず決めること（最重要）​

  • 利用目的を文書で特定する
    例：「銀行口座開設の提出書類作成、サークル運営連絡のために名簿を作成・利用します」
    ※目的外利用は不可（例：外部勧誘・広告配信など）。

  • 第三者提供（配布・共有）の扱いを決める
    名簿をメンバーへ配る／外部に提出する行為は第三者提供に当たり、原則は本人同意が必要。
    （法令に基づく照会や緊急時等の例外あり）

  • 安全管理と保管
    アクセス権、保管場所、廃棄方法（回収・削除・裁断）までルール化しておく。

2. 収集する項目（最小限主義）​

口座開設で一般的に求められるのは「団体の実態を示す名簿」です。
本人特定に必要な最小限にしましょう。

推奨（基本）

  • 氏名（必須）
  • 学年・所属（学部・学科・学年など）
  • 連絡用メール（@shibaura-it.ac.jp等）
  • 加入区分（正会員／準会員 等）
  • 在籍状況（在籍・休会・退会）
  • 入会年月
  • 備考（役職：代表／会計 など）

任意（必要時のみ）

  • 電話（緊急時のみ使用）
  • 所属キャンパス（豊洲／大宮）
  • 住所（通常は不要。銀行から求められない限り収集しない）

収集しない・要同意

  • 要配慮個人情報（病歴、障害の有無など）は原則収集しない。
    企画安全上どうしても必要な場合も本人の明示同意を得る。

3. 同意文例（Googleフォーム／紙）​

収集時に利用目的の明示と同意取得をセットで実施。

フォーム冒頭文（例）

【利用目的】 この名簿は、①サークル運営（連絡・総会手続き）②銀行口座開設等の提出書類作成のために作成・利用します。 目的外の利用は行いません。第三者提供は、法令に基づく場合や緊急時を除き、事前に本人同意を得ます。

【安全管理】 名簿はアクセス制限されたストレージに保存し、不要となった情報は速やかに削除・廃棄します。 開示・訂正・削除等の請求は、代表または会計まで連絡してください。

上記に同意して入力します。［同意する］

4. 会員名簿テンプレート（Markdown／CSV）​

Markdown版（台帳表示）​

No.氏名学年/所属役職連絡先（メール）在籍状況入会年月備考
1山田 太郎B1 機械会計taro123@shibaura-it.ac.jp在籍2025-04
2佐藤 花子M1 情報代表hanako@shibaura-it.ac.jp在籍2024-04

CSVヘッダ例​

no,name,affiliation,role,email,status,joined_at,notes
1,山田太郎,B1機械,会計,taro123@shibaura-it.ac.jp,在籍,2025-04,
2,佐藤花子,M1情報,代表,hanako@shibaura-it.ac.jp,在籍,2024-04,

口座提出用は役職者（代表・会計・編集長など）の抽出リストを別紙で用意すると親切。

5. 銀行提出のコツ（体裁）​

  • 表紙：団体名／年度／提出先支店名／代表・会計名
  • 本文：名簿（役職者一覧→全体名簿の順が見やすい）
  • 添付：活動実績1ページ、規約の写し（役員条項）、総会議事録の抜粋（役員承認）
  • 個人情報の最小化：住所・電話は非掲載で原則OK。求められた場合のみ追補。

6. 配布・共有のルール​

  • 名簿は基本的に配布しない（必要時は閲覧権限のみを付与）。
  • 会員への配布が不可避な場合は、同意を前提に、不要項目はマスキング。
  • 第三者提供記録（いつ／誰の／どの項目を／誰に）を残す。

記録例（内部ログ）

2025-09-01 代表→三井住友銀行◯◯支店
提供項目：役職者名簿（氏名・役職・大学メール）
根拠：口座開設手続
同意：会員規約・収集同意（2025年度）に基づく

7. 安全管理（保存・アクセス・廃棄）​

  • 保存：権限制御されたクラウド（アクセスは「代表・会計・必要最小限」）。
  • 版管理：年度ごとにファイルを分け、旧版はアーカイブ。
  • 廃棄：不要名簿は削除・裁断。配布済み紙名簿の回収依頼も徹底。
  • 委託（印刷等）時は、持ち出し禁止・返却/廃棄を文書で明示し、委託先を監督。

8. よくある質問​

Q. 住所は要りますか？ A. 原則不要。銀行から個別に求められた場合のみ対象者に追加入手してください。

Q. 名簿をOB・OGにも配りたい A. 目的との関連が薄い第三者提供に当たる可能性大。同意がなければ不可。配布ではなく、 「閲覧申請→限定開示」等の運用を検討。

Q. 写真入り名簿は？ A. 個人情報に該当しうる。公開配布は避けるか、本人同意と目的明示を。

付録：収集チェックリスト（コピーOK）​

  • 利用目的を文書化した
  • 収集項目は最小限にした（住所・電話は原則なし）
  • 同意を取得した（フォームで可）
  • 保存先はアクセス制限済み／アクセス権は最小限
  • 第三者提供のログを残す
  • 不要データの廃棄手順を決めた

まとめ​

  • 目的を決め、最小限を集め、同意と安全管理を徹底。
  • 銀行提出は役職者中心の簡潔な名簿で十分。必要時に追加提出でOK。
  • 文化として毎年更新・廃棄を回すと、将来の口座手続や継続申請がスムーズになります。